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Según Gabriel Vidal Blázquez de INDRA “estos proyectos generan valor en cualquier proceso del ciclo de vida de un documento. Podemos, a partir de un fichero en formato electrónico, generar su transformación para un respaldo en papel, por ejemplo, en procesos de facturación o de comunicación, así como también el proceso contrario, partiendo del respaldo en papel, capturar y catalogar la información, transformándola en ficheros electrónicos, o sea, en procesos de gestión documental”. Pero
estas no son las únicas razones para el desarrollo de soluciones
de gestión documental. De acuerdo con Gonzalo Barata de DOCUMATICA,
existen cuatro hechos relevantes que justifican las tendencias actuales.
Ellos son: |
La implementación de una solución de gestión documental permite que la información guardada esté disponible rápidamente, por encontrarse almacenada en una base de datos relacionados, consistente y estructurada, y posibilita la gestión estratégica de la información. Para Gina Francisco de MICROFIL, “la implementación de estas soluciones resulta de forma natural la mudanza de los métodos de trabajo y la transformación de la propia organización, aproximándola cada vez más al concepto de organización en crecimiento e inteligente”. Estos factores permiten que las organizaciones se encuadren por un lado en los objetivos lanzados por el modelo “plano tecnológico”, y por otro, que acompañen la propia evolución del mercado, de sus necesidades y exigencias, potenciando su sustentabilidad a lo largo de los tiempos.
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La importancia y el aumento de los proyectos que rodean la digitalización
y el archivo digital.