El aumento creciente del intercambio de documentos y la necesidad apremiante del tratamiento de la información lleva a que las organizaciones prueben e implementen herramientas tecnológicas con este propósito. Esto se llama “gestión documental”.

 

La Sociedad de la Información y el Conocimiento, representante de la globalización del uso de las nuevas TIC’s (Tecnologías de Información y Comunicación), ha conferido a la información un papel relevante en las organizaciones.

El advenimiento de Internet y las mejoras para el acceso cada vez más rápido a la información acentúan la tendencia del intercambio de documentos vía electrónica, optimizando todos los procesos de negocio.

En este contexto, asistimos a la producción de grandes volúmenes de información que necesitan ser debidamente tratados y organizados, para poder ser fácilmente utilizados.

Este aumento de documentos a administrar, sea física o virtualmente, puede acarrear posibles riesgos, atrasos y pérdidas que, en el caso de que acontezcan, podrían ser cruciales para las empresas.

De este modo, la posibilidad de acceso a la información en tiempo real, se vuelve indispensable para respaldar la toma de decisiones en su mejor nivel, así como también facilita la gestión de los procesos y de la propia organización.

Partiendo de esta premisa es necesario tener una conciencia global de esta situación en las organizaciones, para rediseñar y planificar todo el procesamiento de la documentación y de la respectiva información.