El proyecto GS1 GDSN comenzó oficialmente hace sólo unos pocos años, pero su difusión en el mundo ya ha alcanzado numerosas consideraciones, signo de que la necesidad de encontrar un mecanismo y un lenguaje común para describir los objetos de intercambio comercial es sentida y compartida por muchos.
El funcionamiento del Catálogo Electrónico sintéticamente se compone de cuatro fases principales:

A – Fase de publicación, en la cual el productor publica la información de sus productos en el Catálogo certificado por la organización miembro del país según los estándares internacionales.

B – Fase de registración, que permite la propagación de la información entre todos los Catálogos internacionales.

C – Fase de suscripción, que vincula virtualmente al productor con el propio distribuidor del país o del exterior.

D – Fase de sincronización. A partir de este momento el distribuidor inicia automáticamente el intercambio de las actualizaciones relacionadas con los productos (novedades,modificaciones, bajas, etc.), con el Catálogo del productor, manteniendo la información sincronizada. La sincronización de la

información entre los sistemas informativos de los socios comerciales garantiza que todos los sistemas contengan datos coherentes, correctos y actualizados.

Beneficios para los distribuidores y productores

La utilización del Catálogo Electrónico brinda una serie de beneficios ya sea para el distribuidor como para el productor de bienes de gran consumo. Buena parte de los beneficios posibles pueden ser cuantificados y obtenidos dentro de dos categorías principales:

• Incremento de las ventas
• Mejoras de la productividad con reducción de los costos

Otros beneficios a considerar, más difíciles de medir, se refieren a la calidad de los datos y a la colaboración productor-distribuidor.

El incremento de las ventas deriva de una reducción de los “quiebres de stock” (la no disponibilidad para el consumidor de un producto específico, en las góndolas del distribuidor) y de una reducción del “time to market” (el tiempo que corre entre el momento en el cual un productor decide entrar en el mercado un producto nuevo y el momento en el cual el nuevo producto está efectivamente disponible en las estanterías).