Colaborar para competir mejor
Herramientas estándares para la colaboración empresaria

Hoy si una empresa quiere ser eficiente debe saber cómo vincularse con toda la cadena de abastecimiento, para fortalecerse y poder competir no ya en forma individual sino integradamente con sus socios comerciales. Integrarse, por su parte, significa establecer un puente de comunicación fluida que sólo puede conseguirse cuando se habla un lenguaje único. Para ello el camino es la elección de herramientas estandarizadas.

Gestión Logística, Procesos de Negocio Colaborativos, Category Management, EDI, es la terminología que gira hoy alrededor de otra no menos importante: Cadena de Abastecimiento. Pero ¿Cómo se vinculan unos términos con otros? ¿Qué importancia tiene todo esto a la hora de administrar una empresa? ¿Qué valor agrega a la eficiencia comercial?

En esta nota pretendemos ordenar todos estos conceptos y referirnos a los beneficios finales que se recogen cuando en vez de trabajar aisladamente se adopta una estrategia basada en la colaboración y la integración.

La apertura económica que desde hace ya unas décadas se dio a nivel mundial, transformó al cliente en un factor determinante del comportamiento de las empresas. Es principalmente el cliente quien exige cómo deben ser los productos que va a comprar, cuándo los quiere tener disponibles y dónde. Es él quien llevó a las empresas a un aumento permanente de competición en el actual mercado de ofertas y quien las obligó a transitar nuevos caminos.

EL CONCEPTO DE INTEGRACION

En nuestros días la empresa individual no se enfrenta sola al desafío de la competencia; la competencia es una batalla que se presenta a toda la Cadena de Abastecimiento. Dentro de este esquema la empresa debe encarar un modelo de negocio colaborativo desarrollando un proceso interactivo en el cual proveedores y clientes cooperen continuamente y compartan información. La búsqueda de la eficiencia y de llegar a ofrecer el mejor servicio al cliente ha cambiado el concepto tradicional de vinculación entre compañías. Hoy las gestiones empresariales están cada vez más interconectadas. Hoy el comportamiento de una empresa influye sobre el rendimiento de otra y esto sucede tanto en lo que respecta a resultados exitosos como a pérdidas finales. La competencia entre cadenas y la integración de procesos son los fundamentos que reflejan el grado de eficiencia de una empresa.

La Cadena de Abastecimiento incluye el conjunto de actividades relacionadas con la transformación de bienes y productos y su posterior comercialización, abarcando desde la adquisición de las materias primas hasta la última de las gestiones con el consumidor final. En este marco la empresa realiza una operación sin fronteras integrando a proveedores y clientes en un frente único de acción. Empieza además a considerarlos no por su calidad de tales, sino como miembros de una relación colaborativa en la cual los intereses comunes dejan de lado los intereses individuales.

El desafío es ahora fundar una relación de confianza y establecer puentes de comunicación para establecer una información fluida y eficiente entre personas, áreas y miembros de la totalidad de la cadena.

LA GESTION LOGISTICA

La tarea de administrar la Cadena de Abastecimiento no puede estar librada a la suerte.

Al trabajar en colaboración, los objetivos que antes se manejaban en forma individual, deben ser concebidos en forma corporativa para así ahorrar esfuerzos y aumentar la eficiencia. Con mayor eficiencia es posible mejorar las condiciones de compra, los tiempos de entrega, los términos de pago, etc., y todo apuntado a un mejor servicio al cliente que se traducirá en un aumento de las ventas. La mejora del servicio al cliente trae encadenada su lealtad y la posibilidad de atraer a nuevos clientes delineando en el mediano plazo el liderazgo empresario.

Este macroproceso requiere desde el punto de vista gerencial una estrategia cuidada que sólo puede llevar a cabo un departamento logístico. La Gestión Logística trabaja sobre algunos puntos básicos de la cadena: los inventarios, los suministros, la distribución, el almacenamiento, procesos que también deben estar integrados; para ello la logística apunta a la utilización de lenguajes comunes y estándares de identificación y comunicación.

Gracias al desarrollo de la tecnología y en particular a la tecnología de la información a través de los códigos de barras, del sistema EDI, de la automatización interna, las cadenas han implementado nuevos modelos de trabajo.

Uno de esos nuevos modelos es el denominado Category Management o Administración por Categorías que partiendo de un proceso de negocios estandarizado, administra las categorías conjuntas de distribuidores/proveedores, focalizando y alineando las funciones para optimizar su producción. A partir de esta metodología colaborativa se ha beneficiado a los consumidores mejorando los surtidos, reduciendo los “quiebres de stock” (hoy también con herramientas de medición) y facilitando las compras.

EL INTERCAMBIO ELECTRONICO DE DOCUMENTOS – EDI

Si hablamos de Administración por Categorías, de procesos estandarizados, de alineación de funciones, vamos a tener obligatoriamente que partir de un punto que, repetimos una vez más, no puede ser otro que la utilización de un lenguaje único, sin el cual cualquier intento de comunicación es imposible.

Al hablar de lenguaje único nos estamos refiriendo en primer lugar al código de barras, herramienta para la identificación inequívoca de productos, que con el respaldo de los estándares EAN.UCC nos permite acceder a múltiples soluciones de negocio. Con el código de barras implementado, con los sistemas internos de información integrados y en orden y con un maestro central de productos debidamente actualizado, ya estamos en condiciones de abordar una segunda etapa: la de comunicarnos fluidamente por vía electrónica con nuestros socios de la cadena, la de hacer un Intercambio Electrónico de Documentos (EDI), la de participar de un Catálogo Electrónico (CE).

EDI es una herramienta efectiva para el manejo de información y para el intercambio de documentos, que permite la automatización de procesos y el ahorro de tiempo y costos administrativos. Con la implementación del sistema EDI se reduce significativamente el volumen de papel utilizado y se evitan los errores derivados de la carga manual de datos. Al mismo tiempo, el personal que se libera de tareas manuales puede ser empleado para otras funciones de mayor significación. También se mejora el ritmo de información con proveedores y clientes y por ende los controles de producción, de compras y de entregas.

TRABAJAR EN COLABORACION MEJORA:

• la utilización de los potenciales de la empresa
• la relación con los socios comerciales
• la calidad de las actividades comerciales y administrativas
• la velocidad de respuestas
• los servicios al cliente

Integrarse no es tarea sencilla pero tampoco es imposible. Lo importante es poder determinar hacia dónde se deben orientar esfuerzos, tiempo e inversiones y comprometerse con esta nueva fórmula empresaria.

Hoy, gracias al empeño de EAN International y sus Organizaciones Miembro, están dadas las condiciones y las herramientas para facilitar la cooperación y el trabajo conjunto de todos los socios de la Cadena de Abastecimiento.

En nuestro país, EAN Argentina – CODIGO, a partir de su SERVICIO EDI ARGENTINA (SEA) ofrece a las empresas el intercambio de información haciendo uso de técnicas EDI. Para ello existen redes públicas como por ejemplo WebEDI (vía internet) y también existe la posibilidad de intercambiar electrónicamente documentos a través de redes privadas que utilizan otras herramientas de seguridad con costos estimados por cantidad de información transmitida. EAN Argentina – CODIGO cuenta con la capacidad necesaria para brindar asesoramiento y apoyo para la implementación de cualquiera de las herramientas estándares EAN disponibles y la consiguiente automatización de negocio.

Trabajar integradamente en la Cadena de Abastecimiento es el modo clave para competir y crecer. La colaboración es hoy una verdadera revolución comercial.