El Sistema EAN.UCC y su aplicación en el sector salud (II)

El crecimiento demográfico a nivel mundial exige a los gobiernos cada vez mayores cifras de inversión para el sector salud. Sin embargo aún no se han podido reducir los riesgos del paciente. De ahí que diferentes organizaciones hayan sido creadas para iniciar trabajos en equipo. Conjuntamente con ellas EAN International y su red de miembros a nivel mundial estudian y aportan sus herramientas estándares para agilizar y optimizar la cadena de valor de este sector.

Los gastos de salud están creciendo en la mayor parte de los países del mundo ya sea por los costos de los materiales médicos, equipos o sueldos del personal, como por los procesos administrativos y las diversas gestiones propias del sector. Con el propósito de atender a la creciente demanda asistencial de los ciudadanos y mejorar la calidad de los servicios, han surgido iniciativas como la “Efficient Healthcare Consumer Response” (EHCR) en los Estados Unidos y la “Healthcare Collaboration Project” en Europa. Estas organizaciones han demostrado que sólo a través de un trabajo en equipo se puede alcanzar la meta propuesta: reducción de costos y aumento de seguridad y con estas premisas han iniciado también el proyecto “The European Healthcare Initiative” constituido por las Organizaciones Miembro EAN de Europa.

La EAN International ha apoyado estas iniciativas a partir de estudios de la EHCR de Estados Unidos que estimó ahorros del orden de algunos billones de dólares en gastos si los esfuerzos del sector se unen e implementan estándares y tecnología de avanzada. El soporte EAN.UCC se basa en la aplicación de todas sus herramientas disponibles y en la participación con grupos de trabajo integrados también por proveedores y clientes que puedan proponer mejores prácticas y discutir soluciones.

Como punto de partida para la puesta en marcha del proceso de mejora del sector salud se consideraron 10 puntos básicos:

1 Reconocer qué es necesario cambiar.
2 Empeñarse en las organizaciones de gestión para los cambios.
3 Selección de socios para colaborar en el proyecto de mejora.
4 Introducción de cambios organizativos y modificación de las técnicas de gestión.
5 Documentación de procesos ya existentes.
6 Identificación de las áreas a mejorar.
7 Identificación del lugar del proyecto piloto.
8 Definición de los procesos en el lugar.
9 Introducción de las Normas Internacionales EAN.UCC basadas en la captura automática de datos y otras herramientas de tecnologías de información.
10 Expansión de la experiencia a toda la organización, así como también a otros socios.

Una vez considerados estos 10 puntos y estudiadas las herramientas estándares utilizadas en el comercio electrónico en general, se estimó que el sistema EAN.UCC puede ser implementado para los siguientes ítems:

• Sangre y derivados de la sangre
• Productos oftalmológicos
• Dispositivos médicos
• Productos farmacéuticos
• Equipamiento y material clínico
• Gases medicinales
• Gestión hospitalaria: identificación de pacientes, médicos, áreas funcionales, etc.

Los beneficios de la aplicación de los estándares EAN.UCC alcanzan a proveedores, prestadores de servicios y pacientes. A los proveedores el sistema les brindará: identificación única de productos, seguimiento preciso, mejoramiento en las gestiones de información y compra, simplificación de etiquetados, reducción de costos administrativos y fortalecimiento en la relación con los clientes. En el caso de los prestadores de servicios los beneficios se traducirán en una considerable reducción de errores en la identificación de productos, en la agilidad en la gestión de inventarios y en la reacción de respuesta al paciente, y en una considerable reducción de los costos específicos y administrativos. Como consecuencia inmediata de lo anteriormente enumerado surgen los beneficios del paciente que son esencialmente: seguridad en los métodos y productos utilizados y garantía de seguimiento de su historial desde su admisión hasta su alta médica.

El desafío de la automatización en el área salud ha tenido eco en distintos países en algunos de los cuales ya se está implementando. Tal el caso de Brasil y su Hospital Santa Catarina.

En el Hospital Santa Catarina un equipo multidisciplinario integrado por especialistas en informática y colaboradores de distintas áreas está trabajando en un proyecto de automatización para el cual la EAN Brasil, en su calidad de asesora y guía ha propuesto su estándar de código de barras. Santa Catarina es una de las mayores instituciones del sector salud de Brasil, con sede en San Pablo y una historia de 96 años. Cuenta con un área construida de 43.000 metros cuadrados y un plantel de 1050 colaboradores que realizan un promedio de 1400 cirugías y 300 partos mensuales. Cuenta con 235 camas, 14 salas de cirugía, 5 salas obstétricas y 50 camas de cuidados intensivos.

El proceso de automatización en el hospital comenzó hace sólo 6 años para resolver los problemas del área de la farmacia. “Recibíamos los productos durante todo el día, pero sólo procesábamos los remitos de noche, siendo sin embargo muchos productos utilizados en el mismo día. Teníamos un control, pero no permitía que el depósito nos reflejara su estado negativo”, cuenta Silvio José Moura e Silva, director administrativo. El punto más crítico era el manejo de productos completos. Los medicamentos se enviaban a las enfermerías en cajas enteras aunque el paciente sólo necesitara una parte. Esto arrojaba pérdidas para la institución y para el paciente, que pagaba lo que no había consumido. “El primer paso del proceso fue instituir la dosis unitaria. Recibimos los medicamentos, procesamos la unidad –en un área adecuada para ese procedimiento-, los ítems son etiquetados con el código EAN y la fecha de vencimiento. En la salida, la lectura del código de barras realiza automáticamente la baja del depósito, chequeando también el vencimiento. Con ese sistema, el paciente paga exactamente lo que consumió y nosotros evitamos pérdidas de material”, explica el director. La nueva modalidad de trabajo permite también manejar los medicamentos devueltos por cambios de tratamiento de los pacientes, reubicándolos en el depósito.

Otra área donde la automatización se está aplicando en Santa Catarina es la Central de Material Esterilizado, que realiza mensualmente unos 1400 procesos. Con el nuevo sistema se controlan los productos esterilizados y los insumos utilizados en el procedimiento. A futuro la idea es trabajar en los centros quirúrgicos y en las unidades de internación. Con estas áreas controladas electrónicamente se espera informatizar también la historia clínica del paciente, para poder contar con ella en tiempo real y on-line.

Otro caso para observar es el de Portugal. En Lisboa el Ministerio de Salud ha tomado la decisión de adoptar un nuevo sistema de codificación de medicamentos para el cual se creó un grupo de trabajo que agrupa sectores mayoristas y farmacéuticos. Sofía Tavares, responsable de un centro de distribución de la ciudad explica cómo se manejan en su empresa: “cada producto que nosotros comercializamos tiene un código de barras que es identificado por nuestro sistema informático cuando entra en nuestras instalaciones. A partir de ese momento podemos hacer el almacenamiento, la distribución y la facturación del pedido a las farmacias. Los equipamientos que tenemos de radio frecuencia, captanlos pedidos que quedan archivados en el fichero y cuando se recibe un pedido en el almacén, en vez de hacerse la lectura de las referencias que son pedidas a través de una hoja de papel, se hace a través de un pequeño visor que los colaboradores tienen en el pulso”.

La identificación por radio frecuencia (RFID) es una tecnología usada ya en la Segunda Guerra Mundial pero que recién ahora comienza a considerarse para ser usada en áreas comerciales. Su utilización se lleva a cabo mediante la identificación con una etiqueta inteligente que contiene un microchip con una antena transmisora de ondas de radio frecuencia a un lector. El lector convierte las ondas recibidas en un mensaje que envía a un computador.

En el área de la salud la tecnología RFID también se ha constituido en una herramienta de alto valor de seguridad, porque permite la protección de las marcas y la administración de los medicamentos en tiempo real, reduciendo errores humanos y aumentando la eficiencia a lo largo de la cadena de valor. El tema de los errores es justamente uno de los más preocupantes y tras estudiarlo la National Healthcare Service de los Estados Unidos ha comprobado que ocurren en el 10% de los casos atendidos, significando que 850.000 personas al año son víctimas de equivocaciones de las cuales un 25% corresponden a confusiones en la medicación.

La necesidad de identificar y localizar pacientes, medicamentos y equipos, impulsa a los proveedores de la tecnología RFID a trabajar en busca de soluciones que optimicen la prestación de los cuidados de la salud. Las etiquetas RFID portadoras de un chip (capaces de identificar hasta un grano de arroz por su mínima dimensión), pueden desde una pulsera colocada a un paciente y sin necesidad de molestarlo, proveer innumerables datos aún de localización al personal hospitalario y abrir la historia clínica con todo su registro de datos. También pueden identificar todos los instrumentos y equipos médicos, medicamentos y dispositivos en general, pudiendo ser leídas no sólo manualmente sino aún con lectores fijos ubicados en camas, puertas, ascensores o cualquier lugar donde sea necesario.

Los alcances de las etiquetas inteligentes permiten una comunicación constante y la localización inmediata de todo el personal, pacientes, equipos o material hospitalario, con un mínimo de errores gracias al acceso automático de datos. La aplicación de estas etiquetas es factible en otro sector del área salud de fundamental importancia y de alto riesgo hoy en día: hablamos del sector de hemoterapia y de las transfusiones de sangre. El procedimiento empleado en la actualidad se basa en el uso del papel donde el personal de enfermería registra los datos del paciente y de la sangre transfundida. Hecho así el proceso da lugar a errores que en algunos casos acarrean desenlaces fatales. Nuevamente aquí la tecnología puede aportar soluciones con altos niveles de seguridad tanto para el paciente como para la praxis médica.

El desarrollo de tecnología para el sector de la salud exige la implementación de una base que posibilite la interacción de los sistemas y equipos existentes. Los estudios en marcha apuntan a estándares que permitan que cualquier tipo de etiqueta pueda “dialogar” con cualquier tipo de lector, con tal que ambos utilicen un mismo lenguaje. El papel del Sistema EAN.UCC en el sector salud es preponderante en la reducción de costos y en el aporte de soluciones que beneficien a toda la comunidad.

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