El nuevo momento empresario

La clave de un buen servicio reside en una gestión óptima de la cadena de suministro

Escenario económico actual

El escenario económico actual para una empresa en cualquier eslabón de la cadena de suministro tiene dos puntos fundamentales para analizar: el de la competencia y el de la conquista del cliente, puntos que a su vez están absolutamente vinculados. La competencia se relaciona con la capacidad de la empresa para desarrollar una estrategia que le permita conocer los hábitos o necesidades de consumo de su cliente, para poder entonces ir adaptándose a nuevos cambios y tener así un flujo permanente de oportunidades de negocio.

A medida que pasa el tiempo, la competencia empresaria parece crecer sin límites, porque la gran oferta de productos y servicios existente, posibilita al cliente buscar aquello que cubra sus expectativas, elegir lo más conveniente en calidad y precio y cambiar todas las veces que sea necesario hasta dar con el nivel de satisfacción pretendido. Ante este tipo de situación el empresario de hoy debe plantearse qué sucede ante el rechazo de un producto o servicio que no reúne las condiciones exigidas por el mercado. Seguir el camino de lo aceptado y exitoso es fácil y cómodo, pero no así, el inverso.

Ahora bien, cuando un producto o servicio es rechazado, la inversión hecha para uno u otro se transforma en una pérdida tanto financiera como de reputación para la empresa que lo vende, dado que los procesos de elaboración, envasado, transporte y distribución se encuentran cumplidos. En la cadena de suministro, en un primer momento, sólo un nivel llega a sufrir el fracaso, porque cada una de las partes anteriores ya ha cobrado su servicio. Pero ¿qué pasará si esta situación se mantiene en el tiempo?. Seguramente sobrevendrá el efecto dominó.

Conscientes de este peligro, muchos empresarios han comprendido que la competencia real no se da sólo entre fabricantes o entre transportistas o entre distribuidores, se da efectivamente entre las cadenas de suministro.

El aporte logístico

Frente al problema de la competencia y de la necesidad de ganar posiciones a la hora de vender, una corriente que se fortalece día a día es la de la integración de la cadena de suministros y la colaboración entre empresas, para que productores, abastecedores, distribuidores y minoristas formen alianzas e intercambien información. Sin embargo, cabe tener en cuenta que no todas las soluciones ni todos los planes son útiles para todas las empresas, ya que cada una necesita una salida individual acorde a sus productos, su dimensión y su mercado. La tarea no es fácil: se debe trazar un plan individual y al mismo tiempo compatible con el de cada uno de los demás integrantes de la cadena.

A la hora de trazar un plan es importante partir de una comparación de alternativas (sean manuales, semiautomáticas o automáticas), para poder seleccionar luego aquel apto y acorde al nivel de inversión que cada compañía puede hacer. Una planificación responsable, por otra parte, no puede estar en manos de las áreas técnicas o administrativas, sino de un departamento logístico. En los sectores de producción, de almacenamiento, de transporte, etc., se manejan individualmente datos y sistemas que no contemplan las necesidades o las problemáticas de los demás, con lo cual se pierde el control del ritmo justo requerido a través de todo el circuito de la empresa. En cambio un proyecto logístico acertado debe garantizar una continuidad permanente, punto a punto, desde las bodegas hasta los computadores.

Por lo que respecta a la relación B2B, se debe entender como tal tanto las meras transacciones entre fabricantes y distribuidores, como la comunicación entre distintas empresas en un mismo sector, para tramitar entre las partes determinados procesos on-line. Alcanzar este nivel de relación comercial implica un cambio cultural como herramienta básica y la creación de un entorno de colaboración entre las diferentes partes de la cadena.

La hora del cambio

La irrupción de nuevas tecnologías en el mundo empresario, causa como cualquier situación de cambio resistencia y temor. Por una parte el miedo del propietario o directivo a cargo, a la inversión necesaria para acceder a la modernización y por otra el miedo del personal a la pérdida de su fuente de trabajo. Pero resistencia y temor no son más que frenos para el despegue, ya que cambio significa romper barreras y crear nuevas culturas que permitan crecer. Un plan de desarrollo de automatización se basa en la implantación de equipos, en la sustitución de procedimientos y tareas manuales por otras automatizadas, en la aplicación de herramientas que permitan más y mejores controles, en la modernización de las áreas administrativas, todo orientado a una mayor rentabilidad y competitividad. Automatización no significa “eliminar gente”, sino capacitarla y redistribuirla.

Cuando una empresa toma la decisión de “cambiar” para alcanzar nuevas metas y beneficios debe tener en claro algunos puntos claves. En primer lugar deberá aceptar que un proyecto logístico es un proyecto de cierta complejidad que requiere de algún tiempo desde su inicio hasta su implementación y funcionamiento. Hay que comprender que ese tiempo para ciertos sectores comerciales, puede ser el suficiente para que aparezcan nuevas ofertas o para que los clientes hagan nuevas elecciones. Hoy los mercados cambian y los cambios no responden a plazos de tiempo determinados. En consecuencia, se deberá prever que durante el tiempo de elaboración de un proyecto logístico, el mismo proyecto podrá ir mutando hasta alcanzar su momento de finalización. La aceptación de estas reglas de juego es esencial, porque significa estar preparados para responder permanentemente ante cualquier imprevisto posible.

Otro tema a tener en cuenta a la hora de cambiar, es el que se refiere a la relación “proyecto – tipo de empresa”. Cada empresa tiene características únicas (actividad, dimensión, tipo de sociedad, ubicación, etc.), sin embargo existen soluciones para todas. La cultura de la automatización parte de la idea de atender las necesidades internas de una compañía en todos los procesos que impliquen movimiento, no sólo de materiales sino también de flujo de información; y a partir de ahí implementar herramientas de integración de los procesos propios con los del resto de la cadena de suministro. Y, repetimos, en cualquier caso, sea en grandes empresas o en PyMEs, en cualquiera hay una solución.

La elección de las herramientas

La necesidad común de las empresas a la hora de la automatización es la de un lenguaje único que permita una gestión de negocio fluida y eficiente y propicie menor complejidad en el intercambio de informaciones entre socios. En ese escenario fue necesario crear soluciones logísticas internacionales que permitieran que la comunicación entre socios no quede limitada al interior de cada país. Así se creó el Sistema EAN.UCC.

Dentro del Sistema EAN.UCC, el código de barras es la herramienta básica, que creció hasta volverse indispensable en la automatización de procesos, sean logísticos (recepción, movimiento interno y expedición) o del punto de ventas. Por medio de la lectura óptica, el código de barras permite la captura rápida y precisa de informaciones, evitando errores de digitación, por ejemplo en una línea de cajas. Se utiliza para identificar unidades de consumo, con un tipo de numeración fácilmente decodificable, para unidades comerciales y también para unidades logísticas.

Pero con el correr del tiempo, los socios comerciales entendieron que necesitaban nuevos sistemas, para seguir avanzando y creciendo. Y analizaron que el intercambio de información de documentos era lento, costoso y poco confiable. Era lento porque desde una computadora se debían cargar manualmente datos que luego eran impresos en papel, para ser llevados o enviados a otro puesto de trabajo donde esos mismos datos volvían a cargarse manualmente con otro formato de documento, y así de sector en sector, desde un pedido de mercaderías hasta una orden de pago, los registros de un producto daban infinitas vueltas. Es indudable que esto era un sistema costoso (tiempo empleado, personal, papelería, correo, etc.) y poco confiable, porque la carga manual de datos deviene indefectiblemente en errores humanos.

EDI, el Intercambio Electrónico de Documentos, se creó para resolver estos problemas. El EDI consiste simplemente en la implementación de estándares, a través de los cuales los datos pueden ser comunicados rápidamente, en forma eficiente y con precisión, sin distinción del hardware y software del usuario. La puesta en marcha de esta herramienta, requiere de sus usuarios la alineación de datos (DBA), procedimiento por el cual se intercambian los datos de los productos comercializados, para mantener actualizados en tiempo y forma, los archivos maestros. La DBA se resuelve, fácil y eficientemente a partir de la utilización del catálogo electrónico, “repositorio central de datos logísticos y comerciales, en el cual los proveedores pueden publicar información relacionada con los productos que ellos comercializan, permitiendo que sus clientes puedan suscribirse a todos o a cada uno de ellos, recibiendo automáticamente todo tipo de novedades que sobre los mismos se produzcan”. Resumiendo: EDI, DBA y Catálogo Electrónico son tres herramientas que si funcionan conjuntamente, permiten que la automatización resulte definitivamente exitosa.

Para aquellas empresas ya iniciadas con herramientas EAN.UCC y que reconocen que aún existen más posibilidades de desarrollo, existe el procedimiento de medición. ¿Porqué medir? Porque lo que no se mide no se administra. Porque medir significa calcular, detectar, evaluar puntos deficientes, y también comparar los resultados propios con los de otros socios comerciales, para poder repensar los procesos empleados y así implementar estrategias correctivas en cualquier sector de la compañía.

Pero ¿cómo se mide? Se mide implementando Indicadores Logísticos que permiten determinar qué tan cerca se está del cumplimiento de las metas propuestas. Aplicando el proceso continuo de medición (Benchmarking) se puede obtener una medida real de la productividad, realizar seguimientos de las prácticas en uso, fijar nuevos objetivos y gestionar recompensas al personal, a partir de la calidad de su desempeño.

Beneficios de la automatización

La experiencia de las empresas que adoptaron uno o más de los procedimientos tecnológicos antes descriptos, arroja notables ahorros financieros, optimización de los procesos, reducción de tiempos de trabajo, mayor eficiencia de los recursos humanos y mayor organización. Con estos beneficios en todos los casos se incrementaron las ganancias finales y se pudo apuntar a un nuevo modelo de empresa. Se alcanzó siempre un notable crecimiento y para aquellos que así lo intentaron, se abrió el camino hacia nuevos emprendimientos y nuevas fronteras.

EAN Argentina – CODIGO, representante en el país de EAN International, tiene la misión de trabajar día a día en la búsqueda de soluciones globales y en la promoción del uso de herramientas basadas en estándares abiertos aplicables en todos los procesos de la cadena de abastecimiento de los diferentes sectores de la industria y el comercio. Para cumplir con tales objetivos brinda asesoramiento y orientación a las empresas interesadas y pone a su disposición cursos, seminarios, jornadas y encuentros. También ofrece asesoría técnica a través de todas sus publicaciones y de su página WEB.

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